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Datenqualität im Managementsystem

In Zeiten der Digitalisierung werden Daten immer mehr und immer wichtiger. Aber mehr Daten bedeutet nicht gleich Mehrwert, wenn die Qualität der verfügbaren Daten nicht hoch genug ist. Welche Kriterien zu beachten sind, welchen Einfluss diese haben und wie dies im QM-Pilot umgesetzt werden kann, wird im folgenden Artikel erklärt.

Datenqualitätskriterien und Mängel

Kriterien für eine hohe gute Datenqualität können folgende sein:

• Vollständigkeit
• Eindeutigkeit
• Korrektheit
• Aktualität
• Genauigkeit
• Einheitlichkeit
• Verständlichkeit
• Redundanzfreiheit

Diese müssen/können nicht immer alle gleichzeitig berücksichtigt werden sondern werden nach Sinnhaftigkeit und Zweck der Daten angewendet. So kann es beispielsweise dazu kommen, dass zu Prozessen bestimmte Daten-Felder optional sind und nicht bei jedem Prozess vollständig ausgefüllt werden müssen.

Mögliche Mängel in der Datenqualität können sein:

• leere Datenfelder
• vermischte Formatierungen (01.01.2020 oder 01/01/2020)
• unterschiedliche Schreibweisen und Abkürzungen: keine definierten Standards zur Datenerfassung
• Schreib- oder Tippfehler
• Falsche Werte (m/w/d stattdessen wird f für weiblich (Frau) eingtragen)

Beispiel:

Nr.	Verantwortung	Normative Grundlage	Risikorelevant	Einstufung	Standort
1	CEO	ISO9001	1	Prio 1	BS
2	Geschäftsführer	ISO9001:2015 QM-Norm	Ja	gravierend	Basel

 

Folge: Mängel in der Datenerfassung können dazu führen, dass keine einheitliche Darstellung gegeben ist, es zu Eintragungen von falschen Werten kommt und die Vergleichbarkeit bzw. Analyse von Daten nicht mehr erfolgen kann.

Möglichkeiten im QM-Pilot die Datenqualität zu verbessern

Um die Datenqualität so hoch wie möglich zu halten, sollten Basis-Daten in Stammdatentabellen erfasst werden und diese Inhalte in Auswahllisten statt in Freitextfeldern zur Verfügung gestellt werden. Ebenfalls können statt Auswahllisten auch Checkboxen für eine simple Ja/Nein-Entscheidung angelegt werden.

Für das Beispiel oben könnten folgende Daten in Stammdaten-Tabellen erfasst werden:

Funktionsbezeichnungen

Normative Grundlagen

Einstufung

Standorte

Dateneingabe aus Stammdaten-Tabellen

In den Feldern, welche als Auswahllisten auf die Stammdaten-Tabellen zugreifen, stehen nun alle erfassten Inhalte (hier Normative Grundlagen) zur Auswahl zur Verfügung. Somit wird verhindert, dass es zu Schreibfehlern, Abkürzungen oder anderen Bezeichnungen und Abweichungen kommt:

Andere Feldtypen

Checkbox
Die Angabe, ob der Datensatz risikorelevant ist, könnte über eine Checkbox gelöst werden:

Datumsfeld
Das festgelegte Datumsformat verhindert unterschiedliche Formate:

Zahlenfeld
Mit dem Zahlenfeld wird sichergestellt, dass hier zur Datenerfassung nur Ziffern und keine Buchstaben eingetragen werden können:

Fazit: Es sollten so viele Daten wie möglich über Stammdaten-Tabellen und Auswahllisten zur Verfügung gestellt werden. Je mehr Vorgaben es gibt, desto weniger Fehler können in der Dateneingabe entstehen.

Zusätzlich erleichtert es die Datenerfassung, da nicht alles manuell getippt werden muss und verbessert die Auswertungsmöglichkeiten und Vergleichbarkeit von Daten.